Arbeitsvorlage · September 2026 · Version 1.2
Arbeitsblatt zur KI-Anbieterprüfung
KI-Anbieter und Berechtigungen von KI-Agenten vor dem Kauf prüfen: Gesamtkosten, Aktionsnachweise, Zugriffsentzug und Ausstieg.
- Für
- Fachverantwortliche, Einkauf, IT und Governance-Teams.
- Ihr Ergebnis
- Eine dokumentierte Prüfung mit offenen Fragen und einer klaren Kauf- oder Pilotentscheidung.
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Die DOCX lässt sich in Word oder einem kompatiblen Programm bearbeiten. Die PDF ist zum Drucken gedacht. Keine Anmeldung nötig.
Inhalt dieser Vorlage
Das Dokument folgt diesen Abschnitten. Die ersten Fragen zeigen, ob die Vorlage zu Ihrer Aufgabe passt.
Ada Studio · Arbeitsvorlage
Geplante Nutzung beschreiben
Beginnen Sie mit der Arbeit und den beteiligten Personen, bevor Sie Produktfunktionen vergleichen.
Werkzeug und Einsatzzweck
Nennen Sie Anbieter, Produkt, Version oder Tarif, den geplanten Ablauf und den erwarteten Nutzen.
Verantwortliche und Beteiligte
Benennen Sie fachliche Verantwortung, Nutzer und die Personen für Sicherheits-, Datenschutz- und Einkaufsfragen.
Umfang und betroffene Personen
Wo wird das Ergebnis genutzt, wer kann betroffen sein und welche Nutzungen sind nicht Teil dieser Prüfung?
Entscheidung und Termin
Welche Entscheidung wird benötigt, bis wann und wer darf sie genehmigen?
Den Daten folgen
Fordern Sie schriftliche Bedingungen oder Nachweise an. Notieren Sie Quelle und Datum jeder Antwort.
Eingegebene Daten
Listen Sie öffentliche, interne, vertrauliche und personenbezogene Daten auf. Was darf nicht eingegeben werden?
Training und Weiterverwendung
Dürfen Eingaben oder Ergebnisse für Modelltraining oder Produktverbesserung genutzt werden? Notieren Sie Standard, Einstellungen und Vertragsbedingungen.
Standorte und weitere Anbieter
Wo werden Daten verarbeitet und gespeichert? Nennen Sie relevante Unterauftragnehmer und Fragen an den Datenschutz.
Aufbewahrung und Löschung
Wie lange bleiben Eingaben, Dateien und Ergebnisse erhalten? Können Daten gelöscht oder herausgegeben werden, auch bei einem Anbieterwechsel?
Kontrolle und Prüfung klären
Verbinden Sie die Aussagen des Anbieters mit der tatsächlichen Nutzung im Team.
Zugang und Sicherheit
Erlaubte und gesperrte Werkzeug-/Datenberechtigungen in der vorgesehenen Konfiguration vorführen lassen. Kontoverantwortung, Authentifizierung, Freigabeverantwortliche und Nachweise technischer Durchsetzung erfassen.
Menschliche Prüfung und Nachvollziehbarkeit
Zeigen Sie Quellen und tatsächliche Handlung/Ziel vor der Freigabe. Lassen Sie die Sperre ohne Freigabe sowie exportierbare Protokolle zu Agent, Freigabeperson, Handlung, Ergebnis und Ausnahmen vorführen.
Änderungen und Vorfälle
Entzug delegierter Zugriffe, Behandlung wartender/laufender Handlungen und Wiederherstellung vorführen lassen. Änderungs- und Vorfallmeldungen, Eskalationskontakte und erneute Autorisierung vereinbaren.
Fehlende Nachweise
Welche Fragen sind offen, welche Nachweise fehlen und wer beschafft sie bis wann?
Entscheiden und nachhalten
Eine Freigabe sollte eine konkrete Nutzung und ihre Bedingungen beschreiben.
Pilotgrenzen
Halten Sie erlaubte Nutzer, Daten, Laufzeit, Erfolgskriterien und Gründe für eine Unterbrechung fest.
Entscheidung und Gründe
Wählen Sie: fortfahren, mit Bedingungen fortfahren, zurückstellen oder ablehnen. Notieren Sie Gründe und geprüfte Alternativen.
Aufgaben und Zuständigkeiten
Notieren Sie für jede Bedingung eine verantwortliche Person, einen Termin und einen Abschlussnachweis. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Zeilen.
Freigabe und Wiedervorlage
Freigabeperson, Entscheidungsdatum und nächsten Prüftermin festhalten. Wesentliche Änderungen an Zweck, Daten, Werkzeugen, Berechtigungen, Autonomie, Modell oder Anbieter vor geändertem Betrieb neu beurteilen.
Beschaffungsoptionen vergleichen
Prüfen Sie Geschäftseignung und Gesamtkosten anhand von Nachweisen für jede Option.
Geschäftseignung und Alternativen
Vergleichen Sie Einkauf, Eigenentwicklung, Zusammenarbeit und manuellen Prozess anhand desselben Geschäftsziels und derselben Abnahmekriterien.
Gesamtkosten
Schätzen Sie Einrichtung, Lizenzen, Integration, Schulung, menschliche Prüfung, Support, Wartung und Ausstieg. Dokumentieren Sie Annahmen und Unsicherheit.
Kompatibilität und Support
Prüfen Sie Datenformate, Integrationen, Kapazität, Supportbedingungen, Eskalationskontakte und fehlende Lieferantennachweise mit technischen Fachpersonen.
Ausstiegsbedingungen
Nutzbaren Export von Daten und Aktionsprotokollen, Entzug von Zugriffen und Zugangsdaten, Löschungsnachweise und Ersatzablauf testen. Migrationsaufwand, Abhängigkeiten, Kündigungsfristen, Unterstützung und Wiederherstellung festhalten.