KI-Governance für Kanzleien und Professional Services

Eine Anwältin fügt eine vertrauliche Mandantennotiz in einen nicht freigegebenen KI-Dienst ein. Dieses illustrative Beispiel wirft Fragen zu Offenlegung, Zugriff und Berufsgeheimnis auf. Ob eine Straftat vorliegt, lässt sich nur anhand der Umstände und des anwendbaren Rechts beurteilen.

Ein brauchbarer Governance-Rahmen klärt diese Fragen vor dem Einsatz. Der folgende Ansatz richtet sich an kleine Beratungsteams. Die Reihenfolge dient der Planung; sie ist weder ein Compliance-Zertifikat noch ein empirisch belegter Zeitplan.

Mit den Schweizer Berufspflichten beginnen

Die KI-Wegleitung des Schweizerischen Anwaltsverbands empfiehlt in ihrer Fassung vom Februar 2025 interne Regeln, eine sorgfältige Prüfung der Eingabedaten und eine unabhängige, kritische Kontrolle der Ergebnisse. Sie ist eine Orientierungshilfe. Die rechtlichen Pflichten ergeben sich aus den Gesetzen und den anwendbaren Standesregeln. Die Wegleitung empfiehlt bewusst keine bestimmten Produkte.

Sie beschreibt drei mögliche Konstellationen: Betrieb im Kanzleinetzwerk ohne Datenabfluss; Outsourcing unter Beachtung der SAV-Wegleitung zu Outsourcing und Cloud-Computing; oder eine Einverständnis- und Verzichtserklärung der aufgeklärten Klientschaft, soweit rechtlich wirksam. Keine dieser Möglichkeiten befreit automatisch vom Datenschutz, von Geheimhaltungspflichten oder von Rechten Dritter. Auch ein lokaler Betrieb erfordert Zugriffsschutz, einen sicheren Betrieb und die Prüfung externer Verbindungen.

Zwei Gesetze verankern die Pflicht. Nach Art. 13 BGFA unterstehen Anwältinnen und Anwälte im Geltungsbereich des Gesetzes (Art. 2 BGFA) zeitlich unbegrenzt und gegenüber jedermann dem Berufsgeheimnis über alles, was ihnen infolge ihres Berufes von ihrer Klientschaft anvertraut worden ist; sie sorgen dafür, dass auch ihre Hilfspersonen es wahren. Artikel 321 StGB schützt Berufsgeheimnisse unter den dort genannten Voraussetzungen. Keine der beiden Bestimmungen macht jeden KI-Einsatz strafbar oder berufsrechtswidrig; ebenso wenig erlaubt ein allgemeiner Satz in der Mandatsvereinbarung jede Offenlegung. Halten Sie Informationen, Empfänger, Bearbeitungszweck und erforderliche Berechtigungen für den konkreten Einsatz fest.

Der CCBE-Leitfaden zur Nutzung generativer KI durch Anwältinnen und Anwälte (Englisch), datiert vom 2. Oktober 2025 und auf der KI-Seite des SAV veröffentlicht, ist ebenfalls eine Orientierungshilfe und kein verbindliches Recht. Er empfiehlt, keine personenbezogenen, vertraulichen oder anderen Klientendaten in ein generatives KI-Werkzeug einzugeben, sofern keine angemessenen Schutzvorkehrungen bestehen, Ergebnisse zu prüfen, wo der Einsatz dies verlangt, und gegenüber der Klientschaft transparent zu sein, wenn eine informierte Klientin oder ein informierter Klient vernünftigerweise Einwände oder Vorbehalte haben könnte.

Jeden Anbieter und Anwendungsfall prüfen

Schweizer Hosting und ein Sicherheitszertifikat können relevante Nachweise sein. Sie belegen nicht die Rechtmässigkeit einer bestimmten Datenbearbeitung. Prüfen Sie ein Schweizer Spezialprodukt nach denselben Kriterien wie einen allgemeinen KI-Assistenten.

Prüfen Sie die tatsächliche Bearbeitungskette, statt jede Unterbeauftragung pauschal auszuschliessen. Massstab sind Berufsgeheimnis, Datenschutzrecht und Vertrag. Offene wesentliche Fragen sollten die Freigabe begrenzen. Ein numerischer Beschaffungsscore ersetzt diese Prüfung nicht.

Die Forschung bietet eine Struktur, keine Garantie: Der interne Audit-Rahmen von Raji und anderen aus dem Jahr 2020 verbindet Entscheidungen im Lebenszyklus mit einer Prüfspur. Er schlägt eine Methode vor; er belegt nicht, dass eine bestimmte Checkliste Fehlverhalten in Kanzleien verhindert.

Regeln für den Arbeitsalltag entwickeln

Erfassen Sie bereitgestellte Werkzeuge ebenso wie individuelle berufliche Nutzung. Ada Studio empfiehlt, jeweils eine Aufgabe und eine Datengrenze mit einer benannten Person freizugeben, die den Einsatz stoppen kann, statt ein ganzes Produkt für beliebige Zwecke. Geeignete Statusangaben sind etwa freigegeben unter dokumentierten Bedingungen, Nachweise ausstehend und bis zur Prüfung eingeschränkt.

Die Nutzungsrichtlinie sollte praktische Fragen beantworten: Welche Informationen dürfen eingegeben werden? Welche Ergebnisse brauchen eine Quellenprüfung? Wer behandelt Unsicherheiten? Wie werden Vorfälle gemeldet? Halten Sie die Hauptregeln verständlich und Detailverfahren auffindbar. Die Seitenzahl allein sagt nichts darüber aus, ob eine Richtlinie verstanden oder befolgt wird.

Qualifizierte Prüfpersonen sollten wesentliche rechtliche Aussagen und Zitate anhand der Originalquellen kontrollieren. Das gleiche Modell nach der Richtigkeit seiner Antwort zu fragen, ist keine unabhängige Prüfung. Prüfen Sie auch Auslassungen und irreführende Zustimmung.

Die SAV-Wegleitung nennt mögliche Hinweispflichten aus Anbieterbedingungen oder aus der berechtigten Erwartung einer höchstpersönlichen Mandatsausführung. Prüfen Sie das Mandat und die anwendbaren Regeln. Eine hilfreiche Information erklärt die tatsächliche Rolle der KI und die Kontrolle. Sie ersetzt keine erforderliche spezifische Einwilligung oder Erlaubnis zur Offenlegung vertraulicher Informationen.

Schulung an die Aufgaben anknüpfen

Schulen Sie die erlaubten Aufgaben und lassen Sie Mitarbeitende die erforderlichen Prüfungen zeigen. Eine Teilnahmeliste belegt für sich allein keine Kompetenz. Geben Sie der verantwortlichen Person genügend Zeit und Befugnisse; ein fester vierteljährlicher Zeitansatz ist nicht empirisch abgesichert.

Soweit die EU-KI-Verordnung anwendbar ist, betrifft Artikel 4 die KI-Kompetenz. Vom 2. Februar 2025 bis zum 26. Juli 2026 verpflichtete er Anbieter und Betreiber, Massnahmen zu ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Mass an KI-Kompetenz ihres Personals und anderer in ihrem Auftrag mit KI-Systemen befasster Personen sicherzustellen. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt er, geändert durch die Verordnung (EU) 2026/1744, Massnahmen zur Unterstützung der Entwicklung von KI-Kompetenz, ohne dass ein bestimmtes Niveau einer einzelnen Person garantiert werden muss. Für Hochrisiko-KI-Systeme wird Artikel 26 Absatz 2 die Betreiber, bei Systemen nach Anhang III ab 2. Dezember 2027, verpflichten, die menschliche Aufsicht natürlichen Personen zu übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen, und ihnen die erforderliche Unterstützung zukommen zu lassen. Räumlicher Geltungsbereich, Verwendungszweck und Akteursrolle sind gesondert zu prüfen.

Nach der konsolidierten KI-Verordnung, Artikel 111 und 113, gelten die einschlägigen Hochrisikopflichten nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 und entsprechende produktbezogene Pflichten ab dem 2. August 2028, vorbehaltlich der jeweiligen Übergänge. Für Transparenz nach Artikel 50 und KI-Kompetenz gelten eigene Zeitpläne. Eine allgemeine Governance-Richtlinie erfüllt diese besonderen Pflichten nicht automatisch.

Den Schweizer Regulierungsweg verfolgen

Am 12. Februar 2025 hat sich der Bundesrat für die Ratifizierung der KI-Konvention des Europarats ausgesprochen, deren Geltungsbereich in erster Linie staatliche Akteure erfasst, und das EJPD beauftragt, bis Ende 2026 eine Vernehmlassungsvorlage zu erstellen (Medienmitteilung des Bundesrats). Die Schweiz hat die Konvention im März 2025 unterzeichnet. Die Seite des Bundesamts für Justiz nannte beim Abruf am 26. September 2026 weiterhin Ende 2026 als Frist für die Vernehmlassungsvorlage. Bis neue Regeln erlassen sind, bleiben Berufsgeheimnis und DSG die zentralen Schweizer Regeln für den eigenen KI-Einsatz einer Kanzlei; der EDÖB bestätigt, dass das DSG direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist.

Entscheidungen und Änderungen nachvollziehbar halten

Das NIST AI RMF kann helfen, Verantwortung und Risikoprüfung zu organisieren. Die Ausrichtung an einem Rahmenwerk oder ein Managementsystem-Zertifikat belegt nicht die Einhaltung aller Gesetze. Nutzen Sie geeignete Datenschutz- und Sicherheitsunterlagen und ergänzen Sie KI-spezifische Lücken.

Sie benötigen einen praktikablen Governance-Prozess? Kontaktieren Sie mich, um Werkzeuge, Verantwortung und Prüfbedarf Ihres Teams zu besprechen.